"Die Software soll sich den Prozessen orientieren und nicht umgekehrt" - Diese oder ähnliche Aussagen stehen oft im Raum, wenn es um die Auswahl und Einführung einer neuen Software geht. Die Grundlage für eine solche Vorgehensweise ist allerdings eine präzise und eindeutige Definition der abzubildenden Prozesse.

Zur Erstellung eines Geschäftsprozessmodells bedarf es einer gewissen Erfahrung und einer strandardisierten Vorgehensweise. Vor der Aufnahme der Sollprozesse empfiehlt sich oft eine Aufnahme der Ist-Prozesse mit einer nachfolgenden Analyse der Schwachstellen. Die Dokumentation der Prozesse gestaltet sich am besten in speziell dafür gemachten Werkzeugen.

Diese Aufgabe erfordert eine gewisse Sorgfalt und damit auch Zeit. Erfahrungsgemäß sind neu definierte, nzw. modifizierte Prozesse immer wieder mit allen Verantwortlichen zu diskutieren, bevor sie dann letztendlich festgeschrieben werden. Auch die (Neu-) Zuordnung der ausführenden und der verantwortlichen Stellen gehört mit zur Aufgabe. Aus diesem Grund ist eine Moderation von externer Stelle, die die Themen mit etwas Abstand und der nötigen Neutralität angeht, oft eine gute Entscheidung.